Wyjazdy zagraniczne
Procedura składania dokumentów oraz warunki zakupu biletów na wyjazdy zagraniczne
Przypominamy, że BILETY LOTNICZE na trasach międzynarodowych oraz POŚREDNICTWO WIZOWE powinny być nabywane wyłącznie w biurze podróży, z którym Uczelnia ma zawartą umowę*:
Koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.
Wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed wyjazdem wypełniony komplet dokumentów:
- Kwestionariusz na wyjazd służbowy za granicę dla pracowników UMW lub odpowiednio Wniosek o wyjazd za granicę dla osób niebędących pracownikami UMW**
- Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego pracownika UMW**
- Pismo zapraszające z zagranicy lub informacyjne określające cel, dokładny termin, program i ew. warunki finansowe wyjazdu,
- Jeżeli płatności związane z wyjazdem służbowym mają zostać opłacone przelewem bankowym lub kartą płatniczą – fakturę przelewową lub wypełniony i podpisany przez wyjeżdżającego formularz Zlecenia operacji bankowej***.
* podst. pr. : ustawa z dn. 29.01.2004 Prawo Zamówień Publicznych i umowa UMW/AZ/PN–76/20 obowiązująca w okresie 22.09.2020 – 21.09.2021.
** aktualne pliki do pobrana znajdują się na stronie https://www.umw.edu.pl/wm-do-pobrania. Inne formularze nie będą akceptowane.
*** przekazując do Działu Współpracy Międzynarodowej Zlecenie operacji bankowej bądź fakturę/rachunek pro-forma wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia po powrocie oryginału faktury
Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności, dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć co najmniej 14 dni roboczych przed wymaganym pierwszym terminem płatności.
UWAGA: w przypadku niedotrzymania terminu, uczelnia nie gwarantuje terminowego zatwierdzenia wyjazdu i nie odpowiada za straty wynikające z opóźnienia.
Po uzyskaniu zgody na wyjazd, procedura rezerwacji i zakupu biletów wygląda następująco:
- Rezerwacja biletów w biurze podróży UpHOTEL (połączenie lotnicze musi dotyczyć wyłącznie klasy ekonomicznej):
- Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
- wyjeżdżający przekazuje jednoznaczny ostateczny wybór połączenia lub preferencje dotyczące wyjazdu do Działu Współpracy Międzynarodowej
Kontakt:
- wyjeżdżający o nazwiskach A-K: sabina.buturlak@umw.edu.pl tel.: +48 71 784 1686 lub
- wyjeżdżający o nazwiskach L-Ż: piotr.mittelstaedt@umw.edu.pl tel.: +48 71 784 1144
- Samodzielnie:
- wyjeżdżający dokonuje rezerwacji w biurze podróży UpHOTEL.
- Wykupienie biletów:
- Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
po otrzymaniu zgody na wyjazd, Dział Współpracy Międzynarodowej wykupuje w UpHOTEL bilet na podstawie wyboru wyjeżdżającego i po potwierdzeniu przez niego poprawności danych.
- Samodzielnie:
wyjeżdżający może sam zapłacić za bilety w UpHOTEL, odbierając fakturę wystawioną na UMW. Następnie może ubiegać się o refundację poniesionych kosztów, jeśli na ten cel będzie zapewnione finansowanie i zgoda w trybie przewidzianym dla wyjazdów zagranicznych.
- Wnioski wizowe wraz z załącznikami należy składać:
- Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej.
- Bezpośrednio w biurze podróży UpHOTEL.
W razie wymogu danego kraju, należy samodzielnie wypełnić wniosek online.
Ważność i zgodność dokumentów tożsamości zabieranych ze sobą w podróż leży w gestii wyjeżdżającego, który powinien osobiście sprawdzić szczegółowe wymagania dotyczące okresu ważności dokumentu w wybranym kraju, które znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych: https://polakzagranica.msz.gov.pl/
Rozliczenie wyjazdu
Obowiązek rozliczenia delegacji obejmuje 14 (aktualnie do 28) dni od zakończenia wyjazdu i wynika z załącznika "Zasady realizacji wyjazdów służbowych za granicę w Uniwersytecie Medycznym we Wrocławiu" do Zarządzenia Rektora, na podstawie którego do Działu Współpracy Międzynarodowej należy dostarczyć po powrocie:
- certyfikat uczestnictwa w konferencji/kursie/badaniach naukowych lub inny dokument potwierdzający wykonanie zadania wyjazdu służbowego,
UWAGA: w przypadku braku potwierdzenia od strony zapraszającej należy posługiwać się Dokumentem potwierdzającym wykonanie zadania służbowego (dostępnym na stronie https://www.umw.edu.pl/wm-do-pobrania),
- program konferencji/seminarium/szkolenia,
- uzupełniony i podpisany druk Rozliczenia dewizowego (dostępny na stronie https://www.umw.edu.pl/wm-do-pobrania),.
- fakturę za bilety lotnicze wystawioną przez biuro podróży UpHOTEL lub bilety kolejowe/autokarowe (jeśli dotyczy),
- oryginał rachunku za hotel (jeśli dotyczy), bez względu na formę jego płatności (przelew/karta/gotówka)****. Rachunek będzie realizowany do wysokości limitu, określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
- oryginał rachunku za opłatę rejestracyjną lub inną formę potwierdzenia wysokości tej wpłaty (jeśli dotyczy)****,
- potwierdzenia przelewu – w przypadku opłacenia faktur z własnego rachunku bankowego.
**** przekazując do Działu Współpracy Międzynarodowej Zlecenie operacji bankowej bądź fakturę/rachunek pro-forma wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia po powrocie oryginału faktury
BILETY LOTNICZE oraz POŚREDNICTWO WIZOWE powinny być nabywane wyłącznie w biurze podróży*:
email: rezerwacje@uphotel.eu
tel.: +48 733 919 443
Koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.
Nowa umowa UMW/AZ/PN-76/20 obowiązuje w terminie 22.09.2020 r. – 21.09.2021 r.
Informujemy, że z dniem 21 września 2020 r. opublikowano Zarządzenie Rektora UMW nr 180/XVI R/2020 zmieniające obowiązujące dotychczas zasady regulujące wstrzymanie wyjazdów i przyjazdów zagranicznych pracowników i studentów Uczelni.
Zgodnie z zarządzeniem nr 180/XVI R/2020 zarówno wyjazdy jak i przyjazdy zagraniczne stają się możliwe.
Wszelką dokumentację związaną z wyjazdem zagranicznym prosimy składać do Działu Współpracy Międzynarodowej za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej. Osoby planujące i oczekujące na wyjazd powinny stale monitorować bieżące informacje dotyczące reżimu sanitarnego w krajach, do których będą podróżować, z uwzględnieniem zaleceń Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Komunikaty dla podróżujących znajdują się na stronie internetowej MSZ:
- Informacje dla podróżujących: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/informacje-dla-podrozujacych
- Koronawirus – podróże za granicę: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/koronawirus-podroze-za-granice
Prosimy o zapoznanie się z treścią ww. decyzji, według której regulowana będzie mobilność pracowników, studentów oraz gości zagranicznych.
Pełna treść zarządzenia dostępna jest na stronie Uniwersytetu Medycznego: https://www.zarz.umw.edu.pl/zr/106-2020/4474-nr-180-xvi-r-2020-zmiana-zarzadzenia-w-sprawie-szczegolnych-rozwiazan-zwiazanych-z-covid-19.
Powracających zza granicy informujemy, że ze względu na zagrożenie epidemiologiczne COVID-19 termin wymaganego złożenia rozliczenia dewizowego zostaje przedłużony do 28 dni od powrotu. Jeśli to możliwe, prosimy o niezgłaszanie się osobiście w Dziale Współpracy Międzynarodowej przed upływem 14 dni od powrotu zza granicy. Zachęcamy do przesyłania dokumentów papierowych pocztą oraz do kontaktu pocztą elektroniczną. Każdorazową konieczną wizytę w Dziale prosimy uprzednio ustalać telefonicznie. Numery telefonów do poszczególnych pracowników są dostępne w zakładce „Pracownicy”. Zasady te obowiązują do odwołania.
Rozliczenie noclegów zagranicznych podczas wyjazdu służbowego odbywa się wyłącznie na podstawie FAKTURY wystawionej na dane Uczelni:
Uniwersytet Medyczny im. Piastów Śląskich we Wrocławiu
lub Wroclaw Medical University
Wybrzeże L. Pasteura 1
50-367 Wrocław
NIP 896-000-57-79
Podczas wykonywania rezerwacji noclegu proszę upewnić się czy w danym obiekcie otrzymają Państwo fakturę. W przypadku przedstawienia innego dokumentu noclegi mogą zostać rozliczone ryczałtem (25% limitu na noclegi w danym kraju).
Przypominamy, że zgodnie z § 10 zarządzenia nr 38/XIV R/2009 Rektora AM z dnia 29 maja 2009 r. Uniwersytet nie ubezpiecza wyjeżdżającego dodatkowo od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków na okres wyjazdu służbowego a wyjeżdżający, przed wyjazdem za granicę, jest zobowiązany we własnym zakresie do uzyskania we właściwym Oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) na czas wyjazdu.
NFZ wydaje kartę EKUZ na podstawie wniosku wyjeżdżającego i dokumentacji z ZUS, która jest sporządzana na podstawie dokumentów od pracodawcy.
„Sprawdzono pod względem merytorycznym”
W związku z przekazywanymi do naszego Działu fakturami/fakturami proforma/rachunkami/zleceniami operacji bankowej, chcielibyśmy przypomnieć, że na podstawie pisma Rektora z dn. 19.12.2018 r.:
„(...) z uwagi na konieczność bezwzględnego przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych przypominam ponadto o konieczności:
(...) 2) dokładnego opisywania merytorycznego (przede wszystkim określenia celu nabycia materiału, środka trwałego lub usługi) wszystkich dokumentów, dotyczących realizowanych zakupów oraz wskazywania źródła finansowania. Podpisy osób dokonujących opisów merytorycznych faktur (kierowników jednostek lub projektów) powinny być umieszczane pod pieczątką o treści: "Sprawdzono pod względem merytorycznym".
FAKTURY NIEOPISANE W W/W SPOSÓB NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE DO ZAPŁATY
(...) Nadzór nad terminowością dostarczenia dokumentów oraz ich poprawnością powierzam kierownikom wszystkich jednostek organizacyjnych.”
DATA WPŁYWU dokumentu do Działu Współpracy Międzynarodowej to data jego dostarczenia wraz z niezbędnymi opisami oraz podpisem kierownika jednostki/projektu.
Prosimy o dostarczanie faktur/faktur proforma/rachunków/zleceń operacji bankowej wraz z kompletem wskazanych przez Rektora opisów. Dokumenty mogą być dostarczone w oryginale bądź przesłane skanem, w ostateczności akceptujemy także opisy merytoryczne przesłane mailowo z uczelnianych skrzynek kierowników.
Warto wiedzieć przed wyjazdem...
W przypadku wyjazdów zagranicznych wyjeżdżający powinni sprawdzić szczegółowe wymagania dotyczące okresu ważności dokumentu w wybranym kraju. Informacje te znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych pod linkiem: https://polakzagranica.msz.gov.pl/
Ważność i zgodność dokumentów tożsamości zabieranych ze sobą w podróż leży w gestii pasażera.
Podróżujący odpowiada za spełnienie wymogów formalnych przy wjeździe do danego kraju. Obecnie większość krajów wymaga ważności paszportu/dowodu osobistego minimum 6 miesięcy od planowanej daty powrotu.
Dodatkowo warto pamiętać, że członkostwo w Unii Europejskiej nie zawsze gwarantuje możliwość wjazdu bez paszportu do każdego kraju Wspólnoty. Kontrola graniczna może zostać czasowo przywrócona z powodu ważnych wydarzeń społecznych.
W związku ze stanowiskiem NSA wyrażonym w wyroku z dnia 21 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 910/14, zwolnienie w ustawie o PIT obejmuje wyłącznie wydatki związane z przemieszczaniem się a wydatki o innym charakterze np. opłaty za wstęp na targi, konferencje i inne wydarzenia nie są nim objęte.
Zgodnie z powyższym, za niezbędne wydatki związane z podróżą nie będą uznane zwroty kosztów opłat rejestracyjnych na konferencję osób niebędących pracownikami UMW (nawet w przypadku zawarcia umowy cywilnoprawnej), a w związku z tym będą one obciążone podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
