Do podstawowych zadań Działu Eksploatacji należy:
A. W zakresie zadań Sekcji Administracyjno-Gospodarczej:
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z dokumentacją prawną obiektów (wypisy z ksiąg wieczystych, wypisy i wyrysy z rejestru gruntów),
- prowadzenie spraw związanych z wynajmem i dzierżawą powierzchni podmiotom spoza Uczelni,
- prowadzenie spraw związanych z administracyjną obsługą mieszkań zakładowych,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z podatkiem od nieruchomości będących własnością Uczelni,
- wystawianie faktur VAT za najem, dzierżawę oraz za zużycie mediów i rozmowy telefoniczne dla kontrahentów spoza Uczelni oraz dla SPSK-1, ASK, Zarządy Inwestycji oraz pracowników Uczelni, a także not obciążeniowych dla jednostek wewnętrznych Uczelni z wyżej wymienionych tytułów,
- sporządzanie rejestrów sprzedaży z wystawionych faktur i naliczonych czynszów,
- przygotowywanie dokumentacji będącej przedmiotem udzielanych w zakresie prac porządkowych zamówień publicznych,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z utrzymaniem obiektów i terenów w należytej czystości i estetyce, w tym: okresowe kontrole jakości usług świadczonych przez firmy porządkowe, interweniowanie w przypadku niestarannego wykonywania prac, wnioskowanie
o rozwiązanie umów w tym zakresie, - prowadzenie spraw związanych z merytorycznym potwierdzaniem faktur z tytułu umów zawartych przez uczelnię na wynajem powierzchni na działalność naukowo-dydaktyczną,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z zabezpieczeniem w odzież roboczą i ochronną pracowników uczelni oraz rozliczanie pracowni krawieckiej z powierzonego materiału,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z komórkowymi telefonami służbowymi,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą portierni i szatni,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z rozliczaniem faktur za rozmowy telefoniczne sieci Dialog, TP SA i telefonii komórkowej oraz faktur Zakładu Usług Pralniczych i Różnych „MAX”,
- prowadzenie książek inwentarzowych Działu, sporządzanie wniosków kasacyjnych, wystawianie dokumentu PT i prowadzenie podręcznego magazynu nieskasowanego wyposażenia w innych jednostkach organizacyjnych,
- przygotowywanie dokumentów związanych z udzielaniem zamówienia publicznego na wynajem sal egzaminacyjnych w celu przeprowadzenia rekrutacji oraz obsługa administracyjna Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej w zakresie przez nią zleconym,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych ze zgłaszaniem do Sekcji Konserwacji i Drobnych Napraw w Dziale Technicznym wszelkich awarii i usterek, napraw zauważonych lub zgłoszonych przez użytkowników,
- prowadzenie administracyjnej obsługi pracowników Działu,
- współudział z Sekcją Infrastruktury w obsłudze uroczystości uczelnianych,
B. W zakresie zadań Sekcji Infrastruktury:
- prowadzenie spraw związanych z kosztami eksploatacyjnymi obiektów Uczelni,
- przygotowywanie dokumentacji będącej przedmiotem udzielania zamówień publicznych na dostawę mediów oraz na usługi związane z eksploatacją obiektów i urządzeń: energia elektryczna, gaz, woda i ścieki, ciepło, olej opałowy, koks do obiektów Uczelni, wywóz nieczystości stałych, konserwacja dźwigów, konserwacja kotłowni olejowych i gazowych, czyszczenie i przeglądy przewodów kominowych i instalacji gazowych w obiektach Uczelni, pielęgnacja zieleni,
- przygotowywanie dokumentacji będącej przedmiotem udzielenia zamówienia publicznego na ochronę obiektów i konserwację systemów alarmowych,
- potwierdzanie zgodności faktur z umowami zawartymi przez Uczelnię w zakresie kosztów związanych z dostawą mediów i świadczeniem usług wynikających z eksploatacji obiektów,
- prowadzenie ewidencji kosztów eksploatacyjnych z podziałem na koszty poszczególnych wydziałów, jednostek międzywydziałowych i administracji, ewidencji zużycia, ewidencji odczytów stanu licznika, okresowej analizy zużycia i kosztów,
- uczestnictwo w komisjach zdawczo-odbiorczych obiektów Uczelni,
- prowadzenie całokształtu spraw wynikających ze współpracy z kontrahentami z tytułu zawartych przez Uczelnię umów o świadczenie usług związanych z eksploatacją obiektów,
- prowadzenie dokumentacji, wyliczanie opłat za zanieczyszczanie środowiska wynikającego ze zużycia dla celów grzewczych koksu, gazu i oleju opałowego,
- kierowanie brygadą robotników do prac ciężkich w zakresie utrzymania czystości terenów w rejonie ulic Pasteura i Chałubińskiego oraz realizowanie zleceń na wykonywanie prac fizycznych (przenoszenie, sprzątanie, fizyczna likwidacja przedmiotów) na rzecz innych jednostek organizacyjnych Uczelni,
- prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem budynków i pomieszczeń do uroczystości państwowych i uczelnianych, w tym:
- inauguracji roku akademickiego,
- absolwentówki,
- uroczystego wręczania dyplomów doktorskich,
- obrony rozpraw doktorskich,
- prowadzenie spraw związanych z symbolami i insygniami władz Uczelni,
- prowadzenie spraw związanych z uroczystymi strojami akademickimi, w tym prowadzenie pracowni krawieckiej oraz magazynu tóg, a także obsługa szatni.
C. W zakresie Sekcji Socjalnej:
- opracowywanie regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- opracowywanie w formie protokołu uzgodnień ze związkami zawodowymi zasad rozdziału środków funduszu na dany rok,
- reprezentowanie pracodawcy w Komisji Kwalifikacyjnej Funduszu Świadczeń Socjalnych,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z tworzeniem, przyznawaniem i rozliczaniem ulgowej oferty usług związanych z wypoczynkiem, turystyką i rekreacją, dla pracowników, emerytów i rencistów Uczelni oraz członków ich rodzin,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem pomocy materialnej pracownikom, emerytom i rencistom Uczelni (zapomogi losowe, rzeczowa pomoc materialna, jesienno-zimowa pomoc materialna dla emerytów i rencistów),
- sporządzanie list wypłat:
- ekwiwalentów za wypoczynek zorganizowany we własnym zakresie,
- refundacji za pełnopłatne zakupione świadczenia związane z wypoczynkiem i rekreacją,
- zapomóg oraz jesienno-zimowej pomocy materialnej dla emerytów i rencistów,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem pracownikom, emerytom i rencistom pomocy na cele mieszkaniowe w formie oprocentowanych pożyczek oraz w formie nieoprocentowanej zwrotnej pomocy materialnej,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z naliczaniem podatku od osób fizycznych od dopłat i świadczeń socjalnych oraz od umorzonych emerytom i rencistom uczelni pożyczek mieszkaniowych, terminowego i realnego sporządzania deklaracji podatkowych PIT-4, PIT-8A, PIT-8C,
- prowadzenie całokształtu spraw związanych z funkcjonowaniem Hoteli Asystenta i pokoi gościnnych Rektora,
- prowadzenie spraw związanych z wypożyczalnią sprzętu sportowo-turystycznego,
- sporządzanie wykazów sprzedaży z naliczonych opłat i wystawionych faktur VAT,
- obsługa Rektorskiej Komisji Socjalno-Mieszkaniowej w zakresie przygotowania pełnej dokumentacji (projekty regulaminów, protokoły, sprawozdawczość).
