Wyjazdy zagraniczne - wybrane procedury

(19.04.2017)

Bilety lotnicze, autokarowe i kolejowe na trasach międzynarodowych oraz usługa pośrednictwa wizowego powinny być nabywane w biurze podróży TOP PODRÓŻE Sp. z o.o. Koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.

Pracownik, którego wyjazd służbowy dotyczy, zwany dalej „wyjeżdżającym”, składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej wypełnione w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed wyjazdem dokumenty:

  1. Kwestionariusz na wyjazd służbowy za granicę 
  2. Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego
  3. Pismo zapraszające z zagranicy lub informacyjne określające cel, dokładny termin, program i ew. warunki finansowe wyjazdu,
  • jeżeli płatności związane z wyjazdem służbowym mają być dokonywane przelewem bankowym lub kartą płatniczą – wypełniony i podpisany przez wyjeżdżającego formularz „Zlecenie operacji bankowej”. 
  • w przypadku pobierania dewiz lub opłacania należności związanych z wyjazdem służbowym przelewem lub kartą płatniczą – dokumenty umożliwiające dopełnienie formalności,

Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności, dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć co najmniej 14 dni roboczych przed wymaganym pierwszym terminem płatności. W przypadku niedotrzymania terminu, Uczelnia nie gwarantuje terminowego zatwierdzenia wyjazdu i nie odpowiada za straty wynikające z opóźnienia

Po uzyskaniu zgody na wyjazd, procedura rezerwacji i zakupu biletów wygląda następująco: 

  1. Rezerwacja biletów w biurze podróży Top Podróże (połączenie lotnicze musi dotyczyć klasy ekonomicznej):
  • Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:

wyjeżdżający przekazuje jednoznaczny ostateczny wybór połączenia lub preferencje dotyczące wyjazdu do Działu Współpracy Międzynarodowej
Kontakt: 
aneta.stankowska@umed.wroc.pl tel: 71 784 1686 lub 
piotr.mittelstaedt@umed.wroc.pl tel: 71 784 1144

  • Samodzielnie:

wyjeżdżający dokonuje rezerwacji w biurze podróży Top Podróże. 

 

2. Wykupienie biletów:
  • Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
po otrzymaniu zgody na wyjazd, Dział Współpracy Międzynarodowej wykupuje w Top Podróże bilet na podstawie wyboru wyjeżdżającego i potwierdzeniu przez niego poprawności danych.
  • Samodzielnie:
wyjeżdżający może sam zapłacić za bilety w Top Podróże, odbierając fakturę wystawioną na UMW. Następnie może ubiegać się o refundację poniesionych kosztów, jeśli na ten cel będzie zapewnione finansowanie i zgoda w trybie przewidzianym dla wyjazdów zagranicznych.
 
3.    Wnioski wizowe wraz z załącznikami należy składać:
  • Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej.
  • Bezpośrednio w biurze podróży Top Podróże.

W razie wymogu danego kraju, należy samodzielnie wypełnić wniosek online.

Dane biura:

TOP PODRÓŻE Sp. z o.o. 
www.toptur.pl
email: biuro@toptur.pl
tel.: +48 91  489 3993, +48 91 43 15 413
infolinia 24h: +48 601 94 99 44
fax: 091 431 0397

Podst. pr. : ustawa z dn. 29.01.2004 Prawo Zamówień Publicznych i umowa UMW/AZ/PN–87/16 obowiązująca w okresie 14.02.2017 – 14.02.2019.