Bilety lotnicze na trasach międzynarodowych oraz usługa pośrednictwa wizowego powinny być nabywane w biurze podróży TOP PODRÓŻE Sp. z o.o.* Koszt biletu zakupionego u innego kontrahenta nie podlega refundacji.
Pracownik, którego wyjazd służbowy dotyczy, zwany dalej „wyjeżdżającym”, składa w Dziale Współpracy Międzynarodowej wypełnione w terminie co najmniej 14 dni roboczych przed wyjazdem dokumenty:
- Kwestionariusz na wyjazd służbowy za granicę
- Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego
- Pismo zapraszające z zagranicy lub informacyjne określające cel, dokładny termin, program i ew. warunki finansowe wyjazdu,
- jeżeli płatności związane z wyjazdem służbowym mają być dokonywane przelewem bankowym lub kartą płatniczą – wypełniony i podpisany przez wyjeżdżającego formularz „Zlecenie operacji bankowej”.
- w przypadku pobierania dewiz lub opłacania należności związanych z wyjazdem służbowym przelewem lub kartą płatniczą – dokumenty umożliwiające dopełnienie formalności,
Jeżeli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności, dokumenty, o których mowa powyżej, należy złożyć co najmniej 14 dni roboczych przed wymaganym pierwszym terminem płatności. W przypadku niedotrzymania terminu, Uczelnia nie gwarantuje terminowego zatwierdzenia wyjazdu i nie odpowiada za straty wynikające z opóźnienia.
Po uzyskaniu zgody na wyjazd, procedura rezerwacji i zakupu biletów wygląda następująco:
- Rezerwacja biletów w biurze podróży Top Podróże (połączenie lotnicze musi dotyczyć klasy ekonomicznej):
- Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
wyjeżdżający przekazuje jednoznaczny ostateczny wybór połączenia lub preferencje dotyczące wyjazdu do Działu Współpracy Międzynarodowej.
Kontakt:
- wyjeżdżający o nazwiskach A-K: aneta.stankowska@umed.wroc.pl tel: 71 784 1686 lub
- wyjeżdżający o nazwiskach L-Ż: piotr.mittelstaedt@umed.wroc.pl tel: 71 784 1144
- Samodzielnie:
wyjeżdżający dokonuje rezerwacji w biurze podróży Top Podróże.
2. Wykupienie biletów:
- Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej:
po otrzymaniu zgody na wyjazd, Dział Współpracy Międzynarodowej wykupuje w Top Podróże bilet na podstawie wyboru wyjeżdżającego i potwierdzeniu przez niego poprawności danych.
Samodzielnie:
wyjeżdżający może sam zapłacić za bilety w Top Podróże, odbierając fakturę wystawioną na UMW. Następnie może ubiegać się o refundację poniesionych kosztów, jeśli na ten cel będzie zapewnione finansowanie i zgoda w trybie przewidzianym dla wyjazdów zagranicznych.
3. Wnioski wizowe wraz z załącznikami należy składać:
- Za pośrednictwem Działu Współpracy Międzynarodowej.
- Bezpośrednio w biurze podróży Top Podróże.
W razie wymogu danego kraju, należy samodzielnie wypełnić wniosek online.
Dane biura:
TOP PODRÓŻE Sp. z o.o. www.toptur.pl/ email: biuro@toptur.pl Pl. Zwycięstwa 1
70-233 Szczecin
tel.: +48 91 489 3993, +48 91 43 15 413
infolinia 24h: +48 512 586 086 oraz +48 601 94 99 44
fax: +48 91 431 0397
*Podst. pr. : ustawa z dn. 29.01.2004 Prawo Zamówień Publicznych i umowa UMW/AZ/PN–60/18 obowiązująca w okresie 23.07.2018 – 22.07.2019.
