Dział Zarządzania Dokumentacją - kompetencje

Do podstawowych zadań Kancelarii Ogólnej należy:
1. Zapewnienie sprawnego obiegu dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej zarówno papierowej, jak i elektronicznej - zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Uniwersytetu.
2. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Uniwersytetu (listów, paczek, przesyłek kurierskich, telegramów, faksów).
3. Otwieranie przesyłek, z wyjątkiem: przesyłek adresowanych imiennie, stanowiących tajemnicę służbową oraz wartościowych.
4. Przyjmowanie, ewidencjonowanie i rozdział wpływającej do Uczelni korespondencji na poszczególne jednostki organizacyjne.
5. Prowadzenie ewidencji przychodzącej i wysyłanej korespondencji.
6. Wysyłanie korespondencji (listów, paczek i przesyłek kurierskich) oraz opisywanie faktur za wykonane usługi pocztowe i kurierskie (potwierdzanie ilości wysłanej korespondencji).
7. Wysyłanie pism okólnych na organizacyjne adresy poczty elektronicznej.
8. Prowadzenie spraw dotyczących pieczątek (m.in. przyjmowanie zamówień, rejestracja, wydawanie, przyjmowanie pieczątek nieaktualnych i ich kasacja).
9. Opracowywanie rocznego rozdzielnika prasy dla jednostek organizacyjnych administracji.

Do podstawowych zadań Archiwum Zakładowego należy:
1. Przyjmowanie uporządkowanej dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni
2. Gromadzenie, przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie.
3. Opracowanie i aktualizacja instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.
4. Przeprowadzanie szkoleń pracowników w zakresie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego.
5. Doradztwo, instruktaż pracowników oraz kontrola w zakresie właściwego postępowania
z dokumentacją.
6. Udostępnianie przechowywanej dokumentacji dla celów służbowych i naukowych.
7. Monitorowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął oraz nadzór nad czynnościami niszczenia.
8. Utrzymywanie kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym Archiwum Zakładowe.